De la part du Canadian Christian Charities Council (CCCC)
par Gilbert Langerak
Que vous soyez trésorier d’une agence qui utilise un modèle de gouvernance politique ou trésorier d’ une église ayant des responsabilités plus administratives, la transition d’un trésorier à un autre est importante.
Les trésoriers administratifs se voient confier la responsabilité majeure de veiller à ce que les transactions financières soient traitées de manière ordonnée et opportune, et que les résultats soient communiqués aux dirigeants de l’organisme de bienfaisance, à ses supporters, au gouvernement et au public. Certaines activités ont de graves répercussions si elles ne sont pas effectuées en temps voulu, comme la production du formulaire T3010 et le versement des retenues salariales.
Chaque organisme de bienfaisance a une histoire unique et des systèmes financiers spécifiques. Pour que cette mémoire d’entreprise ne se perde pas, il est important qu’un trésorier sortant s’assure que le nouveau trésorier est bien informé. La liste de contrôle suivante peut servir de guide lorsque l’ancien et le nouveau trésorier se rencontrent pour transférer les responsabilités. Cette liste de contrôle suppose que le trésorier est directement impliqué dans l’exécution de diverses tâches administratives. Elle peut être réduite si le personnel de l’organisation caritative assume l’une des fonctions mentionnées ci-dessous.
- Autorités de signature – mise à jour pour les opérations bancaires, les reçus fiscaux, les autorisations de paiement de factures, etc. Toute modification du pouvoir de signature nécessitant l’approbation du Conseil doit être notée dans le procès-verbal.
- Coordonnées – mise à jour pour toutes les associations et les formulaires gouvernementaux. Il s’agit, selon le cas, du siège de la dénomination, des agences affiliées, des organismes gouvernementaux et autres (par exemple, le CCCC, qui peut être mis à jour lui-même sur le site www.cccc.org – section Membres). Remarque : La CCCC recommande que tous les formulaires gouvernementaux soient envoyés à l’adresse de l’organisme de bienfaisance, et non à celle du trésorier, afin de réduire le risque de non-respect des échéances ou de pénalités pendant une période de transition.
- Passez en revue les déclarations gouvernementales et les échéances – comme le formulaire T3010 annuel, le versement des retenues salariales et de la TPS/TVH (le cas échéant), la demande de remboursement de la TPS/TVH et tout autre rapport (p. ex. si votre organisme de bienfaisance est constitué en société, d’autres déclarations peuvent être nécessaires).
- Vue d’ensemble du système financier – y compris la budgétisation, la gestion de l’argent liquide, les registres des dons et des recettes en espèces, les contrôles et les registres des dépenses, le grand livre général, les états financiers internes et externes, etc.
- Les transferts de fonds sensibles au facteur temps (le cas échéant) – tels que les cotisations de retraite, les primes de couverture maladie complémentaire, les paiements confessionnels, etc.
- Ordres du jour – passez en revue les points de l’ordre du jour dont le trésorier est responsable avec le conseil d’administration et lors de l’assemblée générale annuelle, y compris le délai de préparation.
- Rapprochements bancaires – “comment faire” et les tenir à jour.
- Assurance – passez en revue la couverture, la documentation et les informations de contact.
- Sauvegardes – examinez le système de sauvegarde de l’ordinateur et sa fréquence.
- Révision de la conservation des documents (veuillez consulter le modèle de liste de contrôle disponible à l’adresse www.cccc.org – Espace Ressources des membres – section thématique : Livres et registres).
- Politiques – examiner celles qui concernent spécifiquement le trésorier (par exemple, les politiques applicables du conseil d’administration et des comités, le comité de vérification, la bienfaisance, les dons désignés, l’éthique, l’évaluation et l’acceptation des dons, les investissements, la protection des renseignements personnels, etc.
- Procès-verbaux antérieurs – copies des procès-verbaux de l’année écoulée et toute autre information historique pertinente.
- Autres éléments – tels que, mais sans s’y limiter :
- Fonds soumis à des restrictions – fonds soumis à des restrictions externes et internes et nature des restrictions (par exemple, legs, restrictions des donateurs, financement public, etc.)
- Investissements (le cas échéant) – quels sont les investissements détenus, dans quel but, à quelle échéance, etc.
- Engagements à long terme – contrats de location d’équipement et de location-vente, contrats de service, examen de la valeur monétaire des éléments capitalisés, taux d’amortissement, etc.
- Choses à l’horizon – y a-t-il des questions juridiques ou autres, en cours ou à venir ?
Bulletin du CCCC Numéro 5, 2009 (Dernière révision : 22 janvier 2019)
Cet article est fourni à titre de ligne directrice générale pour aider les organismes de bienfaisance membres de la CCCC, dont l’Église méthodiste libre du Canada est un membre actif. Nous encourageons les églises locales à considérer les avantages d’une adhésion à la CCCC.
Ces informations ne constituent pas un avis juridique ou professionnel.
Des modifications appropriées sont nécessaires pour s’adapter aux faits applicables à chaque situation.
Lorsque l’intention est d’utiliser cet échantillon, il devrait être fourni à un conseiller juridique avec des instructions appropriées pour répondre aux besoins et aux circonstances spécifiques de l’organisme de bienfaisance.
