ASSURANCE POUR LA LOCATION DES LOCAUX DE L’ÉGLISE
La location des installations de l’église peut être à la fois une excellente gestion des ressources et une occasion de se connecter et de servir la communauté. Cependant, il existe des risques que les conseils d’administration des églises doivent prendre en considération et des politiques qui doivent être mises en place.
Le Conseil canadien des œuvres de bienfaisance chrétiennes (CCCC.org) a publié un article informatif (voir ci-dessous) de Ken Robertson, Robertson Hall Insurance, qui fournit des informations et des conseils précieux. Il y a aussi un bulletin de la CCCC sur la politique de location des églises – il a également été repris avec la permission de https://fmcic.ca/sample-facility-rental-policy-suggested-compontents/.
Lorsque vous vous demandez si les locataires ont besoin ou non d’une assurance responsabilité civile supplémentaire, vous devez tenir compte des éléments suivants :
- Toute location de l’église – que ce soit par un membre pour un usage privé ou par une partie extérieure – est déjà couverte par l’assurance de l’église. L’assurance supplémentaire vise à protéger l’historique des sinistres de l’église et l’augmentation des primes d’assurance. Ils recommandent aux parties qui louent les installations de votre église d’avoir leur propre assurance responsabilité civile afin de pouvoir transférer la responsabilité du ou des sinistres à l’autre assurance.
Ce n’est pas une obligation mais une recommandation
que tout non-membre (ou membre pour les fonctions non sanctionnées de l’église) obtienne cette assurance responsabilité supplémentaire.
Les événements sanctionnés par l’église ne nécessitent pas d’assurance supplémentaire.
– même s’il s’agit d’une douche de bébé, d’un anniversaire, etc., tant qu’il s’agit d’un ministère/événement sanctionné par l’église (voir les notes dans le bulletin Robertson Hall ci-dessus sur ce qui constitue une fonction officielle de l’église).- Pour tous les autres événements privés, non sanctionnés par l’église, l’église reste assurée. La question est de savoir si le conseil d’administration de l’église veut assumer le risque de toute(s) réclamation(s) potentielle(s) ou exiger une assurance supplémentaire. Il est important que la politique créée s’applique à la fois aux membres et aux non-membres afin d’éviter de donner l’impression d’être un “club privé de membres” et non une organisation caritative.
- Une police d’assurance pour la location d’installations pourrait être échelonnée – par exemple, l’église est prête à assumer tous les risques si la fonction est destinée à une célébration familiale jusqu’à ## personnes qui respecte les directives d’utilisation acceptable.
- Une telle politique doit être revue chaque année pour déterminer si des ajustements sont nécessaires.
- Il appartient à chaque conseil d’administration de l’église de décider quand et où il est prêt à assumer le risque/la responsabilité si quelque chose se produisait et entraînait un sinistre qui aurait des répercussions sur son historique de sinistres (primes plus élevées, franchises plus élevées).
- Si le conseil d’administration de l’église décide d’exiger une assurance supplémentaire, et qu’ils sont assurés par Robertson Hall Church Insurance (bien que je sois sûr que d’autres assurances peuvent avoir une couverture similaire), alors les locataires peuvent obtenir une police pour leur usage. Il est basé sur le nombre de personnes, l’utilisation et la durée de chaque événement. La police de base pour moins de 50 personnes pendant une journée est d’environ 75 $. Idéalement, ils devraient soumettre un devis 90 jours avant l’événement, mais ils sont connus pour faire des “exceptions”. Vous trouverez la demande en ligne que le locataire doit soumettre à l’adresse https://church.robertsonhall.com/access/access-online-application/.
Au risque de jeter toute la prudence au vent ici, nous devons nous demander à quel moment nous servons (avec des risques) les personnes de notre communauté. Dans le cadre d’une bonne gestion, les conseils d’administration des églises devraient avoir une politique d’utilisation/location sur les types de choses qui sont autorisées et celles qui ne le sont pas (voir la directive Robertson Hall du CCCC sur ce qui constitue un ministère, une activité ou une occupation de l’église dans l’article ci-dessous). Il y a des moments où une assurance supplémentaire peut être prudente et sage.
En tant que conseil d’administration, vous devez trouver un équilibre entre la protection de l’église et le service (la prise de responsabilité) de la communauté.
Garder le risque là où il se trouve – Les organismes de bienfaisance et la location de leurs installations
par Ken Hall, Robertson Hall Insurance
Publié à l’origine sur le site du Conseil canadien des œuvres de charité chrétiennes – https://www.cccc.org/bulletin_article/198.
Les organisations caritatives chrétiennes reçoivent des demandes d’utilisation de leurs installations et propriétés par une grande variété de groupes, d’organisations, d’entreprises et de particuliers. Ces demandes proviennent d’autres congrégations religieuses et d’organisations caritatives, d’associations communautaires et sportives, de clubs de service, de clubs de garçons et de filles, de groupes d’entraide, de garderies, de groupes de jeu, d’éducateurs à domicile, d’écoles de musique, d’organisateurs de concerts, de fêtes de mariage et de groupes ou de personnes qui souhaitent simplement utiliser les installations du gymnase à des fins sportives et récréatives.
La décision de votre organisation d’autoriser l’utilisation de vos locaux par des parties extérieures peut être motivée par diverses raisons. Souvent, il s’agit simplement de reconnaître que votre propriété peut être sous-utilisée pendant une grande partie de la semaine. Cela est particulièrement vrai pour de nombreux bâtiments d’église qui ne sont pas utilisés, sauf le dimanche et les soirées familiales ou pour les jeunes en milieu de semaine. La location à des groupes d’utilisateurs extérieurs peut également s’avérer très utile d’un point de vue financier, car elle constitue une source de revenus supplémentaires pour les organisations caritatives qui s’efforcent d’équilibrer leur budget ou de développer leurs propres programmes. Le mandat des organismes de bienfaisance chrétiens, qui est d’atteindre la communauté environnante, peut être bien servi en soutenant d’autres ministères compatibles par l’utilisation gratuite ou la location de leurs installations à un prix inférieur à la valeur du marché. De nombreuses organisations caritatives cherchent également à améliorer leur profil communautaire et à promouvoir leurs ministères en encourageant des activités et des événements qui attirent dans leurs locaux des personnes qui, autrement, ne franchiraient peut-être pas la porte d’une église le dimanche !
Cependant, le choix d’autoriser l’utilisation de votre propriété caritative par des parties extérieures peut avoir un prix très élevé. Voici quelques exemples concrets de ce qui peut mal tourner lorsque des groupes d’utilisateurs extérieurs n’ont pas les ressources financières ou la protection d’assurance adéquate pour faire face aux dommages ou aux blessures résultant d’actions négligentes ou d’un manque de supervision adéquate de la part de leurs employés, bénévoles et participants dans vos locaux…..
* Un membre d’un groupe de désintoxication pour alcooliques se réunissant dans le sous-sol d’une église s’est présenté à une réunion de soutien hebdomadaire en état d’ébriété, est tombé dans un escalier, a subi une grave blessure à la hanche et a poursuivi l’église hôte et ses administrateurs. L’église n’a pas parrainé ou supervisé l’activité, mais a été désignée comme défenderesse dans le procès qui en a résulté parce que le groupe de récupération n’avait aucun actif et n’était pas assuré.
* Les superviseurs d’une association communautaire à but non lucratif louant un gymnase d’église pour un événement destiné aux jeunes des quartiers défavorisés n’ont pas vérifié soigneusement les lieux après l’événement et, après que le bâtiment ait été verrouillé, plusieurs jeunes non identifiés sont sortis de leur cachette, ont volé du matériel de sonorisation de valeur et ont causé plus de 80 000 $ de dommages par vandalisme malveillant. L’église hôte s’est retrouvée coincée avec un sinistre important en raison du manque de soins et de surveillance de l’association non assurée.
* Une congrégation nouvellement formée qui loue les locaux d’une autre église a installé une bannière temporaire pour promouvoir un événement à venir. À l’insu de l’église hôte, l’enseigne a été attachée par des câbles en surplomb et chevillée dans la couture entre le trottoir municipal et la bordure de trottoir à l’avant de la propriété. Plus tard dans la matinée, une cycliste qui circulait sur le trottoir est entrée en collision avec les câbles et, dans l’accident qui en a résulté, a été projetée la tête la première par-dessus le guidon, heurtant sa tête contre le béton, et a subi des blessures graves et permanentes. L’avocat représentant la partie lésée a découvert que la congrégation locataire ne disposait d’aucun actif et d’aucune protection en matière de responsabilité et a concentré le procès qui en a résulté sur l’église hôte en tant que source de recouvrement des dommages civils.
* L’embauche d’entrepreneurs, de couvreurs, d’autres sous-traitants et de services d’entretien (aménagement paysager, déneigement, conciergerie, etc.) non assurés pour effectuer des travaux dans vos locaux peut également créer des risques de responsabilité non désirés et des problèmes d’assurance en cas de dommages matériels ou corporels dus à leur négligence sur le chantier.
* Les employés d’une entreprise de couverture qui remplaçaient le toit d’une église au chalumeau n’ont pas surveillé le feu assez longtemps pour vérifier les points chauds à l’aide d’un pistolet infrarouge et s’assurer qu’il n’y avait pas d’embrasement. Après avoir quitté le chantier trop tôt, un incendie s’est déclaré, entraînant une perte totale du bâtiment de plusieurs millions de dollars. L’église s’est retrouvée avec un sinistre important sur son dossier d’assurance en raison de la négligence du couvreur et sans possibilité réaliste de subrogation et de recouvrement des dommages auprès de l’entreprise de couverture, car elle avait peu d’actifs et aucune assurance.
Tous ces exemples ont une chose en commun… une partie extérieure dont le manque de ressources financières et de couverture d’assurance pour sa propre négligence a laissé l’organisation hôte et ses dirigeants “tenir le sac” pour les dommages et les blessures. Alors comment les organisations caritatives chrétiennes peuvent-elles promouvoir de manière responsable l’utilisation de leurs installations sans risquer inutilement leur propre responsabilité légale, leurs actifs et leur future assurabilité ?
La réponse consiste à “maintenir le risque à sa place” en suivant deux règles simples
(1) Faites la différence entre les activités, les ministères et les événements qui se déroulent dans vos locaux et qui relèvent de vos propres opérations, et ceux qui sont gérés, parrainés et/ou supervisés par des individus, des groupes et des entreprises extérieurs. La frontière entre activités sponsorisées et activités “extérieures” est parfois floue, mais voici une bonne règle empirique pour faire la distinction :
L’événement, le ministère, l’activité ou l’occupation sont-ils…. ?
- dans le cadre des objectifs et des buts charitables et religieux de votre organisation ?
- Reconnu, approuvé et parrainé sous l’autorité de l’organe directeur de votre organisation ?
- Supervisé et géré par le personnel et les bénévoles de votre organisation ?
- Composé de participants qui sont membres, adhérents, employés, invités ou clients de votre organisation ?
Les activités répondant à TOUS ces critères entrent clairement dans le cadre des opérations sponsorisées de votre organisation, mais il est toujours conseillé de vérifier avec votre agent ou courtier d’assurance l’assurabilité et les recommandations de gestion des risques dans le cadre de votre police.
(2) Transférez la responsabilité juridique et d’assurance de toute activité, ministère et événement ne répondant pas à tous ces critères aux personnes, organisations ou entreprises extérieures utilisant vos locaux. Ce transfert de risque permet aux dirigeants de votre organisation de s’acquitter de leurs responsabilités de gestion en préservant et en utilisant efficacement vos biens et vos ressources aux fins pour lesquelles ils ont été conçus.
Voici quelques conseils utiles en matière d’assurance pour permettre l’utilisation de votre bâtiment et de votre propriété pour des activités non sponsorisées :
- Élaborez des directives officielles d’utilisation des biens pour la location ou l’utilisation de vos installations par des parties extérieures et interdisez les activités qui présentent un risque déraisonnable de préjudice ou qui vont à l’encontre des objectifs, de la déclaration de foi ou des attentes en matière de style de vie de votre organisation. Cela renforcera votre capacité à refuser les demandes d’utilisation indésirable des biens et à éviter de prendre des décisions arbitraires, incohérentes ou discriminatoires.
- Pour toute utilisation proposée de vos installations par des parties extérieures ou pour des activités non sponsorisées, il doit y avoir un accord de location ou d’occupation obligatoire, qui énonce les exigences suivantes :
- Une renonciation à toute responsabilité juridique à l’encontre de votre organisation par le locataire/occupant et son engagement à indemniser votre organisation pour toute responsabilité juridique découlant de dommages corporels ou matériels causés par la négligence du locataire/occupant.
- Un accord par toute partie extérieure louant, utilisant ou travaillant dans vos locaux (y compris les entrepreneurs tiers effectuant des travaux de construction, de réparation ou d’entretien) pour fournir à votre organisation un certificat d’assurance responsabilité confirmant la couverture de leurs activités dans vos locaux etnommer votre organisation comme assuré supplémentaire pour toute responsabilité légale découlant de la négligence de la partie extérieure. Nous recommandons une couverture minimale de 2 000 000 $ pour la responsabilité générale et la responsabilité civile des locataires, mais des montants plus élevés peuvent être appropriés dans certaines circonstances.
Veuillez noter qu’il n’est pas acceptable ou conseillé d’ajouter une couverture pour les parties extérieures en tant qu’avenant à votre police, car toute action en justice ou réclamation qui en résulterait affecterait toujours la responsabilité légale, la couverture et l’assurabilité future de votre organisation. En ce qui concerne l’utilisation de votre propriété par des personnes extérieures qui organisent des mariages, des réceptions, des réunions de famille, etc., nous leur recommandons vivement de vous fournir la preuve qu’elles ont souscrit une police d’assurance responsabilité civile en matière d’alcool si l’événement doit être autorisé et/ou servir des boissons alcoolisées.
Conclusion
Il est important que les dirigeants des organisations caritatives chrétiennes comprennent pleinement le risque associé à l’utilisation de leurs biens caritatifs par des parties extérieures et qu’ils mettent en œuvre des directives efficaces en matière d’utilisation des biens et des exigences en matière d’assurance. Une gestion responsable de la part des organismes de bienfaisance en ce qui concerne la location de leurs installations signifie qu’il faut trouver un juste équilibre entre la promotion des possibilités de ministère chrétien dans leur communauté et le fait d’éviter de mettre inutilement en danger les actifs, les ressources et l’assurabilité future de l’organisme à cause de la négligence d’autrui.
Ken Hall est le président de Robertson Hall Insurance à London (Ontario) et peut être joint au 1-800-640-0933 ou à [email protected].
Bulletin Numéro 4, 2005 (Dernière révision : 25 février 2013)
Ce document type est fourni à titre de ligne directrice générale pour aider les organismes de bienfaisance membres du CCCC dont l’Église méthodiste libre du Canada est un membre actif. Nous encourageons les églises locales à considérer les avantages d’une adhésion à la CCCC.
Ces informations ne constituent pas un avis juridique ou professionnel.
Des modifications appropriées sont nécessaires pour s’adapter aux faits applicables à chaque situation.
Lorsque l’intention est d’utiliser cet échantillon, il devrait être fourni à un conseiller juridique avec des instructions appropriées pour répondre aux besoins et aux circonstances spécifiques de l’organisme de bienfaisance.
